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マンション売却、どのタイミングで管理組合に連絡する?

マンション売却の際、所有者の名義変更をはじめ、いくつかの手続きがありますが、そのうちの一つにマンション管理組合への届け出があります。

こちらの手続きも登記手続きと同様に重要なものですので、適切な時期に、きちんと届け出をするようにします。

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管理組合とは

そもそも管理組合とは、どのような組織なのかご存知でしょうか?
ここで簡単に確認しておきます。

マンションの購入者、つまり区分所有者全員で、主に建物や敷地、付属施設の管理を行うために組織されているのが管理組合です。

組合への加入は希望するしないに関わらず、区分所有者である限り加入することになります。

また、該当マンション内の一室を購入して別の場所に住んでいる場合も、区分所有者となるので管理組合に加入することになります。

ただ、賃貸で住んでいる人は所有者ではないので加入しませんが、自分に利害関係のあるケースについては、意見を言うことができるようになっています。

管理組合の組織は、執行機関である役員と、総会の中から選ばれる理事長、監事という統括役員を置くのが通常です。これらの役員は1~2年単位で選任されていきます。

とはいっても、入居者で建物や設備の維持管理の問題、入居者間の意思統合などの業務を行うのは現実的に困難であるケースが多く、そのため管理会社に業務を委託するケースが多くなっています。

なお、こういったマンションの管理方法についての細目は「建物の区分所有等に関する法律」という昭和38年に施行された法律に記載されています。

この法律は一般的に、区分所有法とよばれ、特に分譲マンションを想定した法律となっていることからマンション法と呼ばれています。

この区分所有法によれば、管理会社を選定するにあたっては、区分所有者の4分の3以上の多数決が必要になり、法人名と一定の場所の事務所を持つことが前提になっています。

管理組合への報告

購入希望者が、どのマンションを購入するかを検討する段階では、築年数や間取りを参照にするのはもちろん、修繕の履歴や耐震診断結果も参考にして購入の検討材料にします。

これらの情報については、購入希望者は管理組合に情報を請求して入手しようとするので、売却する当初の段階で管理組合に報告するのが勧められます。

こうすることによって、購入希望者は検討中の物件について細かな情報を得られて、購入を決める際にはより安心して手続きを進められるでしょう。

特に近年の日本では大規模な地震が発生しているので、耐震構造の情報開示は重要ですし、築年数10年以上のマンションは大規模修繕をしていることがありますので、そのような情報も購入者には必要になってきます。

売却を完了した後の届け出

売却を済ませた後に、どのような届出が必要なのでしょうか。

資格喪失届け

マンションを購入すると、速やかにそのマンションの管理組合に加入することになります。
管理組合は、そのマンションそれぞれの所有者で組織された組合であり、所有者である限りは加入するのが通常です。

マンションを売却すると、この管理組合の組合員資格を失うため、管理組合に対して資格喪失届けを提出するようにします。

この届け出は、管理組合の理事長あてに提出しますが、おおむねは管理会社が窓口になっています。
というのも、上記のように、管理業務は管理会社に委託されていることが多くなっているため、組合員の加入・離脱などの名簿更新も管理会社が行なっているからです。

なお、新たな所有者は区分所有者として管理組合に所有者変更届けを提出して、組合員に加入することになります。

届け出を出すタイミング

資格喪失届けを提出する時期としては、売買取引の際の決済の直後が最もふさわしいです。決済のタイミングで売り主は所有権を失い、購入者に移るので、その直後が妥当なタイミングになります。

また、まだ決済に至ってなくても、売却が決まった段階で管理会社にその旨を連絡することはトラブル回避に役立つでしょう。

管理会社はマンション法(区分所有法)に基づいて運営されているとはいえ、組織によってケースバイケースのところもあります。
自分の属している管理会社には、どのような提出書類が必要か、どのタイミングがふさわしいかを、事前確認しておくのが良いでしょう。

管理費と修繕積立金の過剰払い

マンションを売却した時点で、管理組合に資格喪失届けを提出しない場合に心配されるのが、管理費と修繕積立金の過剰払いです。

一般的な管理費と修繕積立金の支払い方法は、各区分所有者から口座引き落としで定期的に行われ、徴集するようになっています。資格喪失届けを怠ると、これらの徴集が自動引き落としされ、過剰払いになってしまいます。

その後に管理組合から返金してもらうことは可能でしょうが、その事後処理は非常に手間がかかったり、この点でもトラブルになったりすることもあり得るので、ふさわしいタイミングで資格喪失届けを出すのが良いでしょう。

なお、住んでいる間に修繕積立金を払い続け、一度も修繕工事が行われなかったときには返金されるのか、という疑問が湧く方もいらっしゃるかもしれません。

これは返金されることはなく、管理組合が積立して今後の修繕費用の元手とします。
納得できない方もいらっしゃるかもしれませんが、修繕積立の履歴は新たな入所者に引き継がれていくことになります。

自分が管理組合の役員の場合

何年か居住していると、持ち回りで自分が管理組合の役員になることも出てきます。
そうなった場合のマンション売却の手続きですが、もちろん購入者が代わりに役員になるということはありません。

資格喪失届けを管理組合理事長に提出して受理されれば、役員が抜けたために臨時で総会を開き、新たなポストを選任することになります。

こういったことの詳細は、それぞれの管理組合によって管理規約集というものが用意されているはずなので、それを参照して確認してみることもできます。

まとめ

管理組合は法律にも根拠をもつ制度的な組織です。

売却できさえすれば後はお構いなしということはなく、自分の属している管理組合にはふさわしい届け出をしなくてはなりません。
これを怠ると、過剰払いの恐れや、次の入居者にも迷惑がかかる可能性もあります。

管理組合には事前確認と事後連絡をして、速やかな引き渡しをすることをおすすめします。

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